Fallstudien & Referenzen

Kontext: Über ein Jahrzehnt Zusammenarbeit mit Information Desire Software GmbH, Hersteller der ERP-/Projektmanagement-Software Projectile. Nicht ein einzelnes Projekt, sondern eine kontinuierliche Partnerschaft: unzählige Kundenrollouts, kundenspezifische Erweiterungen, Schnittstellenentwicklung, Schulungen und Systemanpassungen.

Challenge:

• Jeder Kunde bringt andere Anforderungen mit – Projectile muss sich an die Bedürfnisse der Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt
• Unzählige Schnittstellen zu Drittsystemen und kontinuierliche Weiterentwicklung – ohne Stillstand im Tagesgeschäft

Meine Rolle (kontinuierlich):

1. Requirement Engineering: Anforderungen der Endkunden aufnehmen, in umsetzbare Spezifikationen übersetzen und iterativ verfeinern
2. Kundenspezifische Erweiterungen: Erweiterungen des Projectile-Kerns sowie individuelle Anpassungen spezifizieren und begleiten
3. Schnittstellenspezifikation & -umsetzung: Schnittstellen: DATEV, Salesforce, Atlatos, Diamant, Rex u. a. – technisch umgesetzt via REST-API, Schattentabellen oder Dateiexport; Daten-Mapping als Kernaufgabe bei jeder Integration
4. Rollouts & Schulungen: Neue Kunden auf Projectile bringen, bestehende Kunden bei Versionswechseln begleiten, Key-User schulen
5. Test & Go-Live: Strukturierte Integrationstests, Produktivsetzung, Monitoring in den ersten Wochen

Ergebnisse:

• Erfolgsquote: 100 % erfolgreich abgeschlossene Projekte (keine Abbrüche, kein Rollback)
• Schnittstellen: Unzählige Integrationen spezifiziert, getestet und produktiv gebracht
• Prozesseffizienz: Durchschnittlich 25–35 % Effizienzsteigerung pro Jahr bei Endkunden
• Skalierung: Kunden von 10-Personen-Agenturen bis hin zu Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden begleitet – Systeme und Prozesse wachsen mit
• Kostenkontrolle: Unter Budget durch saubere Spezifikation und Planung

Kundenaussage (direkt kontaktierbar): “Über ein Jahrzehnt haben René und ich unzählige Projekte erfolgreich realisieren können. Seine pragmatische Art, strukturiert vorzugehen und dabei flexibel zu bleiben, ist einzigartig. Er verstärkt unser Team, statt es zu ersetzen.” – Peter Schaub, CEO Information Desire Software GmbH

Kontext: Architektur- und Ingenieurbüros arbeiten nach der HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure). Die Abrechnung nach Leistungsphasen, Honorarzonen und anrechenbaren Kosten ist komplex und fehleranfällig. Es gab keine Lösung, die das nahtlos in Projectile abbilden konnte.

Challenge:

• HOAI-Honorarberechnung ist regulatorisch komplex (Leistungsphasen 1–9, Honorarzonen, Umbauzuschläge, Nebenkosten)
• Bestehende Lösungen waren entweder reine Abrechnungstools ohne Projektmanagement oder ERP-Systeme ohne HOAI-Verständnis
• Ingenieur- und Planungsbüros brauchten beides: Projektsteuerung und HOAI-konforme Honorarabwicklung in einem System

Meine Rolle:

1. Fachliche Spezifikation: Basierend auf meiner Master Thesis zum Thema HOAI (Studiengang International Management) alle Anforderungen der Honorarordnung in umsetzbare Systemanforderungen übersetzt
2. Produktdefinition: Gemeinsam mit IDS die Branchenlösung als eigenständiges Modul in Projectile definiert – von der Honorarermittlung über Leistungsphasen-Tracking bis zur Schlussrechnung
3. Test & Validierung: Prüfung anhand realer Projektdaten aus Ingenieurbüros
4. Markteinführung: Begleitung der ersten Kundenrollouts

Ergebnisse:

• Projectile-HOAI als eigenständige Branchenlösung auf dem Markt
• HOAI-konforme Honorarberechnung direkt im ERP – kein Medienbruch mehr
• Ingenieur- und Planungsbüros können Projektsteuerung und Abrechnung in einem System abbilden
• Grundlage für die Erschließung einer neuen Kundengruppe für IDS

Kundenaussage (direkt kontaktierbar): Referenz über Peter Schaub, CEO Information Desire Software GmbH (siehe Fallstudie 1)

Kontext: International tätige Unternehmensgruppe (ZARGES GmbH, Standort Dresden). Herausforderung: Produktionsabläufe waren gewachsen, nicht geplant. Projektmanagement fehlte als Struktur.

Challenge:

• Produktionsprozesse ineffizient, viele manuelle Schritte
• Projektmanagement: Alles ad-hoc, Zeitüberschreitungen häufig
• Fehlende Transparenz über Kosten und Kapazitäten

Vorgehen (16 Wochen):

1. Prozessaudit: Echte Abläufe dokumentieren (nicht theoretisch)
2. Projektmanagement-Struktur: Einführung eines pragmatischen PMO
3. Schulung & Übernahme: Team befähigen, selbst weiterzumachen
4. Quick-Wins: Erste Effizienzen in Woche 3/4 sichtbar

Ergebnisse:

• Produktionseffizienz: +18 % Durchsatz in 16 Wochen
• Projektgenauigkeit: Zeitüberschreitungen von 35 % → 8 % in 6 Monaten
• Kostenüberwachung: Automatisiertes Kosten-Tracking (früher: Excel-Chaos)
• Team-Akzeptanz: PMO-Struktur wird gelebt, nicht gehasst
• Skalierbar: System hält, wenn Wachstum kommt

Kundenaussage (direkt kontaktierbar): “René hat unser Projektmanagement von Ad-hoc auf strukturiert gebracht – ohne Overhead. Die Produktionsabläufe laufen runder, die Kosten sind transparenter, und das Team weiß, worauf es hinarbeitet.” – Marc Meschenmoser, Operational Site Manager ZARGES GmbH, Dresden

Kontext: Mittelständler (250 MA) im Pharma-Sektor, bestehend aus mehreren Divisionen mit separaten Systemen. Ziel: Konsolidierung auf ein ERP-System (SAP).

Challenge:

• 3 alte ERP-Systeme, unterschiedliche Datenstrukturen
• Finance brauchte zentrale Reporting-Struktur
• Change-Resistanz in Operations (Fachbereichs-Manager fürchteten Kontrollverlust)

Vorgehen (16 Wochen):

1. Analyse & Anforderungsaufnahme (Wo 1–4): Prozessdokumentation, Datenmapping, Identifikation von Problemzonen
2. Fit-to-Standard & Design (Wo 5–8): SAP-Konfiguration, Entscheidungspunkte, Change-Management-Plan
3. Datenvalidierung & Rollout (Wo 9–16): Datenqualitätsprüfung, 2-Wellen-Go-Live, Schulungen

Ergebnisse:

• Termingerecht: Exakt 16 Wochen (statt geschätzt 18–20 Wochen)
• Datenmigration: 99,7 % Datenintegrität (nur 45 von 15.000 Datensätzen manuell korrigiert)
• Reporting: Report-Generierung von 8 Std./Woche manuell auf 2 Std./Woche reduziert (75 % Effizienzgewinn)
• Nutzerakzeptanz: 94 % aktive Nutzer nach 4 Wochen (Branchenschnitt: ca. 70 %)
• Kostenkontrolle: 5 % unter Budget (Einsparung ca. 18.000 €)

Kundenaussage (anonymisiert): “René hat es geschafft, Finance und Operations an einen Tisch zu bringen. Das ist selten. Die Go-Live war stresslos – weil alles vorbereitet war.” – CFO, Pharma-Unternehmen

Kontext: Acquisition: Internationaler Konzern übernimmt Mittelständler (80 MA) aus der Beratungsbranche. Ziel: Alle Systeme und Daten in die Konzern-Landschaft integrieren.

Challenge:

• Legacy-Systeme waren nicht dokumentiert
• Zwei unterschiedliche Kostenrechnungs-Modelle
• “Cut-over” musste an einem Weekend erfolgen (Geschäftsbetrieb nicht unterbrechen)

Vorgehen (12 Wochen + 1 Go-Live-Weekend):

1. Discovery Phase (Wo 1–4): Reverse-Engineering der Legacy-Systeme, Dokumentation aller Schnittstellen
2. Mapping & Testing (Wo 5–10): Detailliertes Daten-Mapping, mehrere Testläufe
3. Go-Live Prep (Wo 11–12): Runbooks schreiben, Team trainieren
4. Weekend Cut-Over: Live-Migration Freitag 18:00 Uhr → Montag 08:00 Uhr

Ergebnisse:

• Go-Live: Erfolgreich über ein Wochenende umgesetzt, kein Geschäftsausfall
• Datenintegrität: 99,3 % Übereinstimmung zwischen Quell- und Zielsystemen
• Abstimmungszeit: Finance-Abstimmung von 3 Tagen auf 6 Stunden reduziert (95 % automatisiert)
• Keine Nacharbeiten: Keine kritischen Fehler, kein Rollback notwendig
• Kosten: Exakt zum vereinbarten Festpreis

Kundenaussage (anonymisiert): “Bei anderen Firmenzusammenschlüssen waren die Go-Lives chaotisch. Mit Renés Planung lief alles wie am Schnürchen – wir wussten genau, was passiert, wann es passiert und was schiefgehen könnte. Es ist nichts schiefgegangen.” – Teammember Integration, M&A-Projekt