E-Rechnung 2025: Was der Mittelstand jetzt wissen muss

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 wird auch der Versand verpflichtend (mit Übergangsfrist bis 2028 für kleinere Unternehmen).

Was zählt als E-Rechnung?

Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das Wachstumschancengesetz definiert E-Rechnungen als strukturierte elektronische Formate nach EN 16931. In der Praxis heißt das:

ZUGFeRD 2.x (PDF mit eingebettetem XML)
XRechnung (reines XML)

Alles andere – PDF, Word, Scan – ist ab 2025 nur noch eine „sonstige Rechnung" und erfüllt die Anforderungen nicht.

Die drei häufigsten Fehler

1. „Wir machen schon PDF – das reicht doch"

Nein. Ein PDF ist kein strukturiertes Format. Die Finanzbehörden erwarten maschinenlesbare Daten. Wer nur PDFs versendet, ist ab 2027 nicht compliant.

2. „Unser Steuerberater kümmert sich darum"

Ihr Steuerberater verarbeitet Belege – er definiert nicht Ihren Rechnungsprozess. Die Umstellung betrifft ERP, Buchhaltungssoftware und interne Abläufe. Das ist eine Prozessaufgabe, keine Buchhaltungsaufgabe.

3. „Wir warten ab, bis es Pflicht wird"

Die Empfangspflicht gilt jetzt. Wer heute noch keine E-Rechnungen empfangen kann, hat bereits ein Problem – spätestens wenn ein Großkunde im ZUGFeRD-Format liefert.

Was jetzt zu tun ist

Bestandsaufnahme: Welche Software nutzen Sie für Rechnungseingang/-ausgang? Kann sie ZUGFeRD/XRechnung?
Empfang sicherstellen: Mindestens ein E-Mail-Postfach oder Portal, das strukturierte Rechnungen annehmen und verarbeiten kann
Versand planen: Zeitplan für die Umstellung auf E-Rechnungsversand (spätestens bis Q3 2027)
Archivierung prüfen: GoBD-konforme Ablage der strukturierten Daten (nicht nur das PDF, sondern das XML)

Fazit

Die E-Rechnung ist keine Überraschung und kein Bürokratie-Monster. Wer jetzt handelt, hat genug Zeit. Wer wartet, bekommt 2027 ein Problem.

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