Ein großer Teil der Büroarbeit besteht darin, Daten von einem Ort an den anderen zu bringen: Rechnungsdaten aus dem PDF in die Buchhaltung, Bestellangaben aus der E-Mail ins ERP, Formularinhalte in eine Tabelle. Inhaltlich entsteht dabei nichts Neues: es wird abgetippt.
Diese Übertragungsarbeit lässt sich automatisieren. KI liest Belege und E-Mails aus, extrahiert die Kerndaten und überträgt sie in Ihre Systeme. Ihr Team prüft die Ergebnisse, statt sie selbst einzutippen.
Beispiel Rechnungseingang
Der häufigste Anwendungsfall ist der Rechnungseingang: Eingangsrechnungen werden ausgelesen, Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge landen direkt in der Buchhaltungssoftware. Wie weit das gehen kann, zeigt die KI-Vorkontierung mit Buchungsmatrix: Buchungsvorschläge auf Basis historischer Daten, die Ihre Buchhaltung prüft und freigibt. Den größeren Rahmen dazu beschreibt die Übersichtsseite E-Rechnung & DATEV.
Voraussetzungen und Grenzen
Automatisierte Erfassung funktioniert, wenn die Regeln klar sind: welche Felder gebraucht werden, wohin die Daten fließen, wer Zweifelsfälle entscheidet. Ein Beleg, den die Erkennung nicht sicher zuordnet, geht zur Prüfung an einen Menschen, nicht ungeprüft ins System. Und ohne Anbindung an ERP oder Buchhaltung bleibt jede Extraktion Stückwerk; warum, steht im Artikel KI ohne ERP-Anbindung bleibt teures Spielzeug.
Vorgehen
Der Einstieg folgt dem Vorgehen der KI-Automatisierung: Zeitkiller identifizieren, Lösung nach Kosten, Integration, Sicherheit und Wartbarkeit auswählen, mit realen Belegen aufbauen und testen, dann schulen und übergeben. Vorher wird gerechnet, ob sich der Fall trägt: manchmal ist die Antwort nein, und auch das ist ein Ergebnis. Besteht Ihre Routinearbeit eher aus Texten als aus Belegen, ist Textbasierte Routinearbeit die passende Seite.