ZUGFeRD verpackt zwei Dinge in eine Datei: ein PDF, das Menschen lesen können, und ein eingebettetes XML nach EN 16931, das Maschinen verarbeiten. Die Idee ist pragmatisch, und in vielen B2B-Beziehungen funktioniert sie. In der Praxis wird die Doppelstruktur aber häufig selbst zum Problem. Ein gutes Jahr nach Inkrafttreten der Empfangspflicht habe ich das in einem Praxisbefund zusammengefasst.
Ich helfe auf beiden Seiten: beim konformen Erzeugen von ZUGFeRD-Rechnungen aus dem ERP und beim Empfang, der das eingebettete XML tatsächlich nutzt, statt es zu ignorieren.
Wo ZUGFeRD passt
Das Hybridformat spielt seine Stärke aus, wenn Empfänger beides brauchen: automatisierte Verarbeitung und ein menschenlesbares Dokument für Freigaben oder die Ablage. Der Versand läuft per E-Mail, ohne Portal- oder Netzwerk-Infrastruktur. Für viele Mittelständler ist ZUGFeRD deshalb der praktikable Weg in die Versandpflicht ab 2027, sofern das Profil stimmt.
Wo es in der Praxis hakt
Der Befund aus laufenden Projekten, ohne Übertreibung:
- Das XML wird ignoriert. Die Buchhaltung tippt die PDF-Ansicht ab, obwohl die strukturierten Daten mitgeliefert werden.
- Profil-Wirrwarr: ZUGFeRD kennt MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED. Wer im Profil MINIMUM liefert, erfüllt formal die Pflicht, liefert aber kaum verwertbare Daten.
- Es gibt keine verbindliche Validierung auf Senderseite; fehlerhafte XML-Dateien fallen erst beim Import des Empfängers auf.
- Viele ERP-Importe brechen bei Profilabweichungen oder Sonderfällen ab, mit kryptischer Fehlermeldung statt Fehlerbehandlung.
GoBD: das XML ist das Original
Die GoBD verlangen die Aufbewahrung des originären digitalen Formats: bei ZUGFeRD ist das das eingebettete XML, nicht die PDF-Ansicht. Wer nur das PDF archiviert, hat ein Compliance-Problem. Ins Archiv gehören beide Bestandteile zusammen.
In Projekten teste ich den ERP-Import gegen echte Lieferantenrechnungen statt gegen die Feature-Liste des Anbieters, definiere Profil-Anforderungen an Lieferanten (EN 16931/COMFORT als Mindeststandard für automatisierte Verarbeitung) und setze Validierung und Archivierung sauber auf. Den Gesamtzusammenhang zeigt die Übersichtsseite E-Rechnung & DATEV.