XRechnung ist der deutsche Standard für die rein strukturierte E-Rechnung: eine XML-Datei nach EN 16931, ohne eingebettete PDF-Ansicht. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das Format Pflicht: wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, kommt daran nicht vorbei. Auch im B2B-Verkehr erfüllt XRechnung die Anforderungen der E-Rechnungspflicht, neben dem Hybridformat ZUGFeRD.
Ich setze die Strecke von der Erzeugung im ERP über die Validierung bis zur Zustellung auf, für die Versandpflicht ab 2027 ebenso wie für den Empfang und die Weiterverarbeitung eingehender XRechnungen.
Struktur statt Sichtkontrolle
Eine XRechnung enthält sämtliche Rechnungsdaten maschinenlesbar; zum Lesen brauchen Menschen einen Viewer. Das klingt nach Nachteil, ist aber eine Stärke: Es gibt keine Doppelstruktur aus PDF und XML, die auseinanderlaufen kann, sondern genau eine Datenquelle. Empfänger können automatisiert prüfen, kontieren und verbuchen, vorausgesetzt, die Daten stimmen.
Validierung ist der halbe Standard
Einen verbindlichen Prüfmechanismus auf Senderseite gibt es nicht. Genau daran scheitert die Praxis oft: fehlerhafte Steuerkategorien, ungültige Ländercodes, fehlende Bankverbindungen, die erst beim Import des Empfängers auffallen. Was das nach einem Jahr Empfangspflicht angerichtet hat, dokumentiert mein Praxisbefund. Deshalb gehört die Validierung gegen das Schema vor jeden Versand, etwa mit dem frei verfügbaren KoSIT-Validator. Auf der Empfangsseite gilt dasselbe Prinzip in Gegenrichtung: erst prüfen, dann verbuchen.
Peppol Access Point: als Prototyp umgesetzt
Für die Übertragung über das Peppol-Netzwerk habe ich einen XRechnung Access Point als Prototyp umgesetzt: vollautomatisierter Versand im Peppol-Netzwerk. Das benenne ich bewusst so: kein fertiges Produkt, aber der Beleg, dass ich die Zustellstrecke aus der Umsetzung kenne, nicht nur aus Schaubildern. Für Projekte heißt das: Formatfragen, Validierungsfehler und Übertragungswege kann ich konkret beurteilen, bevor teure Infrastruktur-Entscheidungen fallen.
Wo XRechnung in der Gesamtstrecke vom Beleg bis zum Buchungsstapel sitzt, zeigt die Übersichtsseite E-Rechnung & DATEV.