Ab dem 1. Januar 2027 wird der Versand von E-Rechnungen Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800 T€ Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Anders als beim Empfang lässt sich das nicht mit einem Postfach abhaken: Die Rechnung muss als strukturierter Datensatz nach EN 16931 aus Ihrem System kommen, als XRechnung oder ZUGFeRD, und beim Empfänger maschinell verarbeitbar sein.
Ich sorge dafür, dass Ausgangsrechnungen konform direkt aus dem ERP erzeugt und übertragen werden, ohne manuelle Zwischenschritte. Wie weit Ihr Haus davon entfernt ist, klärt der Readiness-Check zur Versandpflicht 2027.
Konforme Erzeugung aus dem ERP
PDF drucken und nachträglich konvertieren ist keine Lösung. Die strukturierten Daten müssen dort korrekt entstehen, wo die Rechnung entsteht: im ERP, mit sauberen Stammdaten und vollständigen Pflichtfeldern. Dazu gehört eine Validierung vor dem Versand: sie fängt fehlerhafte Steuerkategorien oder Ländercodes ab, bevor der Empfänger sie beim Import findet und das Korrektur-Ping-Pong beginnt.
Echtzeit-Export mit Buchungsmatrix
Im Whitepaper zur DATEV-Integration ist der Export von Ausgangsrechnungen als Echtzeit-Übertragung von Buchungsstapeln dokumentiert, inklusive einer konfigurierbaren Buchungsmatrix über vier Dimensionen. Die Buchung entsteht damit im selben Schritt wie die Rechnung, nicht erst beim Monatsexport. Wie die Matrix aufgebaut ist, beschreibt die Fachseite Kontierung & Buchungsmatrix.
Spezialfälle: Anzahlungen, Abschläge, Storno
Der Standardfall ist selten das Problem. Projektunternehmen arbeiten mit Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, und genau dort brechen viele E-Rechnungs-Einführungen ein. Die beiden Whitepapers dokumentieren die umgesetzte Logik: Anzahlungsrechnungen mit vollständigem Lebenszyklus von der Erstellung über die sukzessive Auflösung bis zur Verrechnung (inklusive Buchungsschlüssel 40), FIFO-Reihenfolge bei mehreren Anzahlungen pro Projekt mit Sicherung gegen Überauflösung, Abschlagsrechnungen über ein Interimskonto bis zur Schlussrechnung sowie Stornierungen. Wer diese Fälle erst im Echtbetrieb entdeckt, baut Workarounds, die bis zur Betriebsprüfung halten müssen.
Die Gesamtstrecke vom Beleg bis zum festgeschriebenen Buchungsstapel zeigt die Übersichtsseite E-Rechnung & DATEV.