Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Formal ist das schnell erledigt, ein E-Mail-Postfach reicht. Verarbeitet ist damit aber nichts: Das strukturierte XML bleibt ungelesen, die Buchhaltung tippt die sichtbare PDF-Ansicht ab, und der eigentliche Zweck der E-Rechnung verpufft. Wie verbreitet dieses Muster ist, zeigt mein Praxisbefund nach einem Jahr Empfangspflicht.
Ich richte den Empfangsprozess so ein, dass strukturierte Rechnungsdaten geprüft, GoBD-konform archiviert und ohne Abtippen in die Buchhaltung überführt werden. Die Beratung funktioniert mit den Systemen, die Sie bereits einsetzen; ergänzend entwickle ich eine E-Rechnung-Middleware, die diesen Belegfluss automatisiert, Demo-Termin auf Anfrage.
Empfang heißt Verarbeitung
Die GoBD verlangt die Aufbewahrung des originären digitalen Formats. Bei einer E-Rechnung ist das die XML-Datei, nicht die PDF-Ansicht. Wer nur das PDF ablegt und abtippt, hat neben dem Mehraufwand auch ein Compliance-Thema. Dazu kommt die Validierung: Pflichtfelder, Steuerkategorien und Formatkonformität gehören vor der Verbuchung geprüft, damit fehlerhafte Dateien zurück an den Absender gehen statt in die manuelle Nacharbeit.
Was ich konkret aufsetze
- Eingangskanal mit Formaterkennung für XRechnung und die ZUGFeRD-Profile
- Validierung der strukturierten Daten vor der Verbuchung
- GoBD-konforme Archivierung von XML und PDF zusammen
- Übergabe an ERP und Buchhaltung samt automatischer Kontierung
- Rückweg aus DATEV, damit ERP und Kanzlei denselben Stand haben
Der Rückweg: festgeschriebene Buchungsstapel aus DATEV
Verarbeitung endet nicht bei der Übergabe an die Kanzlei. Im Whitepaper zur DATEV-Integration ist der Rückweg dokumentiert: zeitgesteuerte Synchronisation festgeschriebener Buchungsstapel aus DATEV zurück ins ERP, mit automatischer Beleg-Anlage. Das ERP weiß damit, was tatsächlich gebucht wurde. Differenzen zwischen ERP-Auswertungen und DATEV-Summen verschwinden nicht von allein, aber sie werden sichtbar und lassen sich beheben, bevor der Steuerberater nachfragt.
Wie der Empfang in die Gesamtstrecke vom Beleg bis zum Buchungsstapel passt, zeigt die Übersichtsseite E-Rechnung & DATEV.